Elvia-prosjektet startet med en grundig ståstedsanalyse. I hvilken situasjon står selskapet i dag? Hva er de fremtidige behovene? Hvilke valg er da best for dem med hensyn til ny teknologi?

– Utgangspunktet for prosjektet var et grundig IT-målbilde – det var det som var grunnlaget for CRM-anskaffelsen. Og, skulle det vise seg; det var CRM-systemet som skulle bli den første milepælen på vei mot å bli et sammensveiset og sterkt selskap, forteller Marie Mathiasson.

Mathiasson er også Senior Technology Consultant i BearingPoint, og har vært med på prosjektet fra dag én. Hun har vært en sentral ressurs i forbindelse med behovskartlegging, analyse av nå-situasjonen («as is») og fremtidige målbilder («to be»). Hun har også vært rådgiver inn mot den offentlige CRM-anskaffelsen, og til slutt testleder under implementeringen og oppbyggingen av det nye systemet.

– Det har vært kjempespennende å få være med helt fra starten. Elvia har vært veldig tillitsfulle og latt meg prøve meg i forskjellige roller. Som testleder blant annet. Det var ganske nytt for meg. Men jeg har fått solid backing fra dyktige kollegaer i BearingPoint, og virkelig lært masse.

De gamle IT-systemene til Sør og Nord var mange. Og til dels ganske tungvinte.

– Før vi startet på prosjektet hadde Sør 14 IT-systemer. Og de hadde ofte behov for å være innom alle for å løse én kundehenvendelse. Nord derimot hadde kun ett system hvor de løste rundt 90 % av alle kundehenvendelser. Det var et lappverk vel å merke, som de hadde sydd sammen over mange år, forteller Marie Mathiasson.

En av de største utfordringene med prosjektet, var å sjonglere to selskap. To selskap med massevis av ressurser, engasjement og ideer, men også ganske ulik kultur, historie og arbeidsmetoder.

– Det var ikke bare IT-systemene som skulle byttes ut og bli felles for nye Elvia, forteller Daniel Stokke Bergerud. Også arbeidsprosessene. Derfor har endringsledelse vært en kjempeviktig del av prosjektet. Å finne og forenes om én Elvia-metode. Det har vært mye forarbeid og forankring knyttet til det.

Endringsledelse er et viktig satsningsområde i BearingPoint. Et fagområde som Kari Tvilde har jobbet aktivt med å videreutvikle.

– Det er mange som snakker varmt om viktigheten av endringsledelse, og Elvia er et eksempel på et selskap som faktisk gjør det de sier. Endringsledelse har nok vært en av flere viktige suksessfaktorer i dette prosjektet. Elvia skjønte tidlig hvor viktig det er at sluttbrukerne av systemet føler seg trygge. At de føler seg sett, hørt og ivaretatt.

Teamet fra BearingPoint legger ikke skjul på at utfordringene har vært mange. Men spennende å bryne seg på. Det er det alltid i så store teknologiprosjekter. Men det er tilliten fra kunden, teamfølelsen og de mange gode tilbakemeldingene fra sluttbrukerne, som har preget prosjektet.

– For oss som har jobbet så hardt med dette, over så lang tid, er det ekstremt morsomt å se at det vi har laget faktisk fungerer så godt som det gjør. Brukerne sier at det nye systemet er enklere og mer effektivt. Så hverdagen har blitt en god del lettere for dem. Og det er det som virkelig betyr noe, avslutter Marie Mathiasson. 

– Hvis jeg skal velge ut én overskrift, må det bli «brukerfokus». Det er superviktig å involvere brukerne fra første stund, og å bruke dem aktivt gjennom hele prosjektet. Selv om jobben vår handler om teknologi, er det jo menneskers hverdag vi faktisk jobber med. Å gjøre ting mest mulig optimalt for dem. Som «eksperter» er det lett å bli sittende å synse – å tro at det man lager er til det beste for brukerne. Men vi vet jo ikke, med mindre vi involverer dem ordentlig, forteller Marie.

– Jeg ønsker å trekke frem hvordan all endring, selv en teknologisk systemendring som er utgangspunktet for dette prosjektet, omhandler mennesker. For å realisere ønskede gevinster, har en suksessfaktor vært å kartlegge hvordan menneskene berøres av endringen og deretter jobbe aktivt med involvering, kommunikasjon og opplæring for å legge til rette for at menneskene både kan og vil være med på endringsreisen. Selv om det ofte kan være utfordrende å tallfeste gevinsten av endringsledelse, er Elvia et godt eksempel på en organisasjon som virkelig har sett verdien av å jobbe aktivt med dette.

– Man kan planlegge godt, men man klarer ikke å planlegge for absolutt alt. Det er nok det jeg har lært mest av i dette prosjektet. Vi bruker en agil metodikk som ligner på Scrum – med faste «sprinter» og sprintplanlegging hver tredje uke – og retroer i etterkant. Altså evalueringsmøter. Hva har gått bra i den perioden vi har lagt bak oss? Hvordan kan vi gjøre ting bedre? Sånne spørsmål har vi stilt oss selv hele veien. Og alle har vært nysgjerrige og åpne for innspill og læring. Det tror jeg er kjempeviktig. Man lærer nemlig masse underveis i et prosjekt. Og man kan og bør justere kursen deretter. Vi jobber faktisk ganske annerledes nå, enn da jeg startet på prosjektet. Det vil jeg ta med meg videre. Et prosjekt endrer jo litt karakter ut ifra hvilken fase man er i. Så man kan og bør planlegge, ja – men ikke nødvendigvis følge planen slavisk. Veien blir til mens man går, avslutter Daniel.